Korrespondenz

Die Anwendung MAT bietet Ihnen die Möglichkeit Korrespondenzen (Schreiben) mit diversen Informationen zu erstellen. Damit Sie Korrespondenzen anlegen können ist es notwendig, dass Sie die Modulberechtigung "Korrespondenz schreiben" besitzen. Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass die Anwendung nicht regelkonform mit den Anforderungen für GoBD-Relevanter Systeme ist. Für die Nutzung und Erstellung von GoBD-Relevanten Dokumenten ist der Kunde allein verantwortlich.

Korrespondenz anlegen

Damit Sie eine neue Korrespondenz anlegen können, klicken Sie im "Navigationsbereich" auf die Rubrik "Korrespondenz" und klicken auf "Anlegen". Anschließend öffnet sich folgender Dialog, der zur Anlage einer Korrespondenz dient. Zuerst müssen Sie einen Korrespondenztypen selektieren, wozu Sie eine Korrespondenz erstellen möchten (z.B. Angebot):

^{Dialog zur Anlage einer Korrespondenz. Bild verkleinert, damit alle Elemente ersichtlich sind.}

Beschreibung der besonderen Felder:

• "Kontakt selektieren" unter dem Bereich "Kontakt": Hier haben Sie die Möglichkeit einen Kontakt auszuwählen. Dabei müssen Sie sich das so vorstellen, dass dieser Kontakt den Empfänger dieser Korrespondenz (Schreiben) darstellt und im späteren PDF-Dokument auch so angezeigt wird. Wenn Sie auf den Link klicken öffnet sich folgender Dialog:

^{Dialog Auswahl eines Kontaktes bei der Korrespondenzerstellung}
Sie können mittels des Suchfeldes ein Kontakt suchen und mittels des blauen "OK-Icons", welche vor jedem Kontakt bereitgestellt wird, den jeweiligen Kontakt auswählen. Nachdem ein Kontakt ausgewählt wurde, erscheint dieser im Bereich "Kontakt" (hier z.B. Volkswagen ausgewählt):

^{Anzeige des selektierten Kontaktes nach der Auswahl}
Falls die Kontaktinformationen unvollständig oder fehlerhaft sind, können Sie in die Bearbeitung dieses Kontaktes wechseln, indem Sie den Link "Stift"-Symbol anklicken. Dieser Link ist nur dann vorhanden, wenn der jeweilige Benutzer die Berechtigung zur Bearbeitung von Kontakten besitzt. Falls Sie den Kontakt wechseln möchten, klicken Sie auf das Symbol "Papierkorb". Anschließend können Sie erneut ein Kontakt selektieren.

• "Bereich Allgemeine Angaben": In diesem Bereich können Sie allgemeine Angaben angeben wie z.B. das Datum der Korrespondenz angeben. Alle Angaben werden in das später erstellte PDF-Dokument übernommen.
• "Bereich Produkte": Sie können zu Korrespondenzen bestehende Produkte hinzufügen. Dabei werden nur die Produkte zur Verfügung gestellt, die nicht gelöscht und sich nicht im Archiv befinden. Klicken Sie zur Auswahl eines oder mehrerer Produkte auf den Link "Produkt/e hinzufügen". Anschließend wird Ihnen folgender Dialog zur Auswahl angezeigt:
  
  ^{Produktauswahl bei der Erstellung einer Korrespondenz}
  Sie können mittels des Suchfeldes ein Produkt suchen und mittels des blauen "OK-Icons", welche vor jedem Produkt bereitgestellt wird, das jeweilige Produkt auswählen oder durch die vor jedem Produkt stehenden Kontrollkästchen mehrere Produkte auswählen. Damit bei einer Mehrfachauswahl die Produkte übernommen werden klicken Sie auf den Button "Ausgewählte Produkte übernehmen". Sie können mittels des Buttons "Produkte die Online sind anzeigen" nur Produkte anzeigen lassen die auf der Webseite angezeigt werden. Die Filterfunktion, funktioniert genau so wie in der Ansicht Produkte. Für die Beschreibung dieser Funktion besuchen Sie die Seite Produkte. Nach der Auswahl eines oder mehrerer Produkte werden diese Ihnen wie folgt angezeigt:
  ^{Produktanzeige nach der Auswahl eines oder mehrerer Produkte bei der Erstellung einer Korrespondenz}
  Sie können gewählte Produkte entfernen, indem Sie auf das rote "Papierkorb"-Symbol neben jedem Produkt klicken. Sollten Sie bei dem jeweiligen Korrespondenztypen das Feld "Angebotspreis" selektiert haben, wird zu jedem Produkt ein Eingabefeld auf der rechten Seite, mit dem hinterlegten Angebotspreis, angezeigt. Mit dem Button "Produkttabelle generieren", können Sie zu diesem Korrespondenztypen eingestellte Produkttabelle innerhalb des Schreibens erzeugen. Beispielsweise würde zu dieser Auswahl die Erzeugung der Tabelle folgendermaßen aussehen:

^{Generierung der Produkttabelle bei der Erstellung einer Korrespondenz}
Wenn der selektierte Kontakt aus Deutschland kommt und bei dem jeweiligen Korrespondenztypen das Feld "Angebotspreis" ausgewählt wurde, so findet eine Brutto-Netto-Anzeige statt. Wenn der Kontakt nicht aus Deutschland ist, wird nur der Nettoendbetrag angezeigt. Die Anwendung geht davon aus, dass Sie bei der Auswahl des Feldes "Angebotspreis" bei dem Korrespondenztypen, diese Angaben benötigen. Wenn Sie dieses Feld für den jeweiligen Korrespondenztypen nicht ausgewählt haben, findet die Brutto-Netto-Anzeige oder die Nettoendbetrag-Anzeige nicht statt.

• "Bereich Sprache": Hier können Sie auswählen in welcher Sprache die Korrespondenz erstellt werden soll. Die Produkttabelle erkennt Ihre Sprachauswahl und erstellt die Produktliste in der gewünschten Sprache. In der Abhängigkeit zur Sprache werden auch die Textbausteine angeboten.
• "Bereich Textbaustein": Textbausteine können für beliebige Korrespondenztypen in verschiedenen Sprachen angelegt werden. Bei der Erstellung einer Korrespondenz werden Ihnen die Textbausteine angeboten, die für diesen Korrespondenztypen in der selektierten Sprache zur Verfügung stehen. Bei der Auswahl eines Textbausteines wird der Inhalt des Textbausteines in das Schreiben am Ende hinzugefügt. Sollten Textbausteine Variablen beinhalten, werden diese durch Werte des selektierten Kontaktes oder der selektierten Produkte ersetzt. Diese Variablen könnten Produkte und auch Kontakte gleichzeitig referenzieren. Dabei ist es wichtig, ob Sie bei der Auswahl eines Textbausteines einen Kontakt und einen oder mehrere Produkte selektiert haben. Sollte nur ein Kontakt ausgewählt sein und Sie fügen einen Textbaustein ein, so werden die Variablen des Textbausteines mit den Inhalten des Kontaktes gefüllt. Haben Sie nur Produkte ausgewählt, so werden die Variablen des Textbausteines mit den Inhalten der/des Produkt/es gefüllt. Haben Sie beides gewählt, so werden die Variablen des Textbausteines mit den Inhalten der/des Produkt/es gefüllt.
• "Bereich Funktionen": Hier stehen in zwei Buttons zur Verfügung. Der Button "Vorschau" öffnet ein weiteres Tab mit der Vorschau (PDF-Dokument) zu dieser Korrespondenz. Somit können Sie vor dem speichern sich das Dokument angucken. Der Button "Produktliste generieren" erstellt im Inhalt dieses Schreibens eine tabellarische Produktliste in der selektierten Sprache, mit den Produkten, die für die Produktliste ausgewählt wurden.
• "Inhalt der Korrespondenz": Geben Sie in dem unteren, großen, Eingabefeld den Inhalt des Schreibens ein. Dabei können Sie diverse Formatierungen vornehmen, Tabellen einfügen und Seitenumbrüche vornehmen. Die Nutzung dieses Feld mit den zugehörigen Optionen ist selbsterklärend.

Korrespondenz speichern und Korrespondenzen einsehen

Nach dem speichern eines Kontaktes ist dieser in der Ansicht "Korrespondenzen" ersichtlich. Dabei werden die Korrespondenzen in der Reihenfolge, neueste Korrespondenz als erstes, angezeigt. Alle weiteren Operationen (z.B. Korrespondenz löschen, Korrespondenz anzeigen, etc.) sind zu Korrespondenzen über diese Ansicht möglich.