Kontakt

Die Anwendung MAT bietet Ihnen die Möglichkeit Kontakte mit diversen Informationen zu erstellen. Damit Sie Kontakte anlegen können ist es notwendig, dass Sie die Modulberechtigung "Kontakte schreiben" besitzen.

Kontakt anlegen

Damit Sie einen neuen Kontakt anlegen können, klicken Sie im "Navigationsbereich" auf die Rubrik "Kontakt" und klicken auf "Anlegen". Anschließend öffnet sich folgender Dialog, der zur Anlage eines Kontaktes dient:

^{Dialog zum anlegen eines Kontaktes}

Die einzelnen Eingabefelder sind selbsterklärend und werden daher hier nicht weiter beschrieben. Nach der Eingabe von diesen Daten öffnet sich die erweiterte Maske zur Bearbeitung eines Kontaktes:

^{Dialog zum bearbeiten eines Kontaktes}

Im oberen Bereich finden Sie die einzelnen Tabs, die verschiedene Informationen des jeweiligen Kontaktes beinhalten:

• "Eigenschaften": Hier finden Sie die Kontakt-Eigenschaften die zu diesem Kontakt verfügbar sind und können beliebige Kontakt-Eigenschaften setzen. Beispiel:
  ^{Beispiel Tab Eigenschaften unter Kontakt bearbeiten}
• "Dateien senden": In diesem Tab haben Sie die Möglichkeit hinterlegte Dateien an den Kontakt zu versenden. Dabei haben Sie die Möglichkeit die Dateien die Sie versenden möchten auszuwählen und weitere Einstellungen vorzunehmen. Der Empfänger wird automatisch mit der E-Mail Adresse des Kontaktes befüllt. Die Absender E-Mail-Adresse wird aus den E-Mail Konto konfigurieren Einstellungen vorbefüllt. Dazu kann ein Betreff und eine Nachricht eingegeben werden. Falls eine Signatur in Ihren E-Mail Konto Konfigurationen vorhanden ist, wird diese automatisch in die Nachricht eingefügt.

^{Beispiel Tab Dateien senden}

• "Produkte": In diesem Tab finden Sie die Produkte, die mit diesem Kontakt verknüpft sind. Dabei können Sie diese Produkte einsehen oder bearbeiten (Berechtigungen vorausgesetzt). Zur Einsicht des Produktes steht der Link mit dem Symbol "Auge" und zur Bearbeitung steht der Link mit dem Symbol "Stift" zur Verfügung. Darüber hinaus werden die Produkte mit einer bestimmten Hintergrundfarbe, je nach Status (gelöscht, im Archiv) angezeigt. Sollte keine Hintergrundfarbe vorhanden sein, befindet sich das Produkt in der Ansicht "Produkte". Sie können hierüber auch zu diesem Kontakt direkt ein neues Produkt erstellen. Dazu klicken Sie auf den Link "Neues Produkt anlegen". Dabei öffnet sich der Dialog zur Anlage eines Produktes mit der Verknüpfung dieses Kontaktes voreingestellt. Beispiel Tab Produkte:
  
  ^{Beispiel Tab Produkte unter Kontakt bearbeiten}
• "Korrespondenzen": In diesem Tab finden Sie die Korrespondenzen, die zu diesem Kontakt erstellt wurden. Dabei werden Ihnen auch die Produkte, die sich in der jeweiligen Korrespondenz befinden, angezeigt. Dabei können Sie diese Korrespondenzen einsehen oder bearbeiten (Berechtigungen vorausgesetzt). Zur Einsicht der Korrespondenz steht der Link mit dem Symbol "Auge" und zur Bearbeitung steht der Link mit dem Symbol "Stift" zur Verfügung. Sie können hierüber auch zu diesem Kontakt direkt eine neue Korrespondenz erstellen. Dazu klicken Sie auf den Link "Neue Korrespondenz anlegen". Dabei öffnet sich der Dialog zur Anlage einer Korrespondenz mit der Verknüpfung dieses Kontaktes voreingestellt. Beispiel Tab Korrespondenzen:
  ^{Beispiel Tab Korrespondenzen unter Kontakt bearbeiten}
• "Anfragen": In diesem Tab finden Sie die Anfragen, die von diesem Kontakt durchgeführt wurden. Beispiel Tab Anfragen:
  
  ^{Beispiel Tab Anfragen unter Kontakt bearbeiten}

Akquise-Reminder (Datum)

Falls ein Mitarbeiter, der sich in der Benutzergruppe "Akquise Mitarbeiter" befindet, die Kontaktbearbeitung öffnet hat dieser die Möglichkeit diesen Kontakt automatisch an einem beliebigen Datum in der Zukunft in seine Akquise-Ansicht zu überführen. Dazu muss man im unteren rechten Bereich "Akquise (Reminder)":

^{Akquise (Reminder)}

ein Datum selektieren an dem dieser Kontakt als Akquise-Tasks zugewiesen werden soll. Beispielsweise wird in einem Telefonat gesagt, dass der Kontakt einen Rückruf am Datum xx.xx.xxxx wünscht. Dazu würde man bei diesem Kontakt das Rückrufdatum auswählen und dieser würde an dem Datum als Akquise-Tasks erscheinen. Somit gerät dieser Rückruf nicht ins vergessen und der Mitarbeiter wird aktiv dazu angewiesen den Rückruf durchzuführen.

Ansprechpartner

Zu jedem Kontakt können Sie beliebig viele Ansprechpartner erstellen. Dazu gehen Sie in den Reiter "Kontakt" und klicken auf der rechten Seite, unter dem Punkt "Ansprechpartner" den "+"-Button. Beispiel:

^{Beispiel Tab Kontakt Bereich Ansprechpartner}

Anschließend öffnet sich der Dialog zum Anlegen eines Ansprechpartners:

^{Beispiel Dialog zur Anlage eines Ansprechpartners}

Die einzelnen Eingabefelder werden nicht erläutert, da diese selbsterklärend sind. Nach der Anlage eines Ansprechpartners können Sie diesen als Hauptansprechpartner für den jeweiligen Kontakt hinterlegen. Beispielsweise hat ein Kontakt 10 Ansprechpartner. Ihr Ansprechpartner ist aber eine bestimmte Person mit der Sie immer in Kontakt, zu diesem Unternehmen, treten. Dazu klicken Sie Bereich des Ansprechpartners auf die Auswahlbox mit der Beschriftung "Bitte Hauptansprechpartner wählen" und selektieren Ihren Hauptansprechpartner zu diesem Kontakt. Anschließend ist das speichern des Kontaktes zwingend notwendig. Damit Sie Ansprechpartner bearbeiten oder löschen können, müssen Sie in der Auswahlbox "Bitte Hauptansprechpartner wählen" den zu bearbeitenden Ansprechpartner auswählen. Anschließend bekommen Sie die folgende Ansicht angezeigt:

^{Beispiel bearbeiten eines Ansprechpartners}

Zum löschen des Ansprechpartners klicken Sie auf das Icon "Papierkorb". Nach der Bestätigung der darauf folgenden Sicherheitsabfrage wird der Ansprechpartner gelöscht. Es bedarf keiner weiteren Speicheraktion. Wenn Sie den Ansprechpartner bearbeiten möchten, klicken Sie auf den Link "Ansprechpartner bearbeiten". Dabei öffnet sich folgender Dialog:

^{Beispiel zur Bearbeitung eines Ansprechpartners}

Nach der Änderung der Informationen klicken Sie auf "Ansprechpartner speichern". Damit wird der Ansprechpartner endgültig gespeichert. Bei Änderungen zu Ansprechpartnern ist keine erneute Speicherung des Kontaktes notwendig (außer beim setzen des Hauptansprechpartners).

Standorte

Wie auch bei Anprechpartner, können hier beliebig viele Standorte angelegt werden. Dazu klicken Sie unter dem Punkt "Standorte" den "+"-Button. Beispiel:

^{Beispiel Tab Kontakt Bereich Standort}

Dies öffnet den Dialog zum Anlegen eines neuen Standortes:

^{Beispiel Dialog zur Anlage eines Standortes}

Die Eingabefelder sollten selbsterklärend sein.Nach dem Speichern sollten Sie wieder in den Reiter Kontakt sein, von wo Sie auch wieder einen Hauptstandort festlegen können. Um diese Auswahl festzuhalten müssen Sie den Kontakt speichern.

Zum löschen eines Standortes klicken Sie auf das rote "Papierkorb" Icon. Nach der Bestätigung der darauf folgenden Sicherheitsabfrage wird der Standort gelöscht. Es bedarf keiner weiteren Speicheraktion.

^{Beispiel Tab Kontakt Bereich Standort}

Zum Ändern eines Standortes, wählen Sie diesen aus der Auswahlbox aus and klicken auf "Standort bearbeiten".

^{Beispiel zur Bearbeitung eines Standortes}

Nach der Änderung der Informationen klicken Sie auf "Standort speichern". Damit wird der Standort dauerhaft zu aktualisiert. Es ist auch hier nicht notwendig den Kontakt zu speichern (außer beim setzen des Hauptanstandortes).

Kontaktnotizen

Über den Link "Mitarbeiter-Notiz/en anzeigen/erstellen" können Sie einzelne Notizen zum Kontakt erstellen (Berechtigung Kontakte schreiben notwendig). Dabei wird jede Notiz mit folgenden Daten angezeigt:

^{Beispiel Dialog Kontaktnotizen}

Die Person, die diese Notiz erstellt hat mit zugehörigem Datum und Uhrzeit. Der "DV_User" erstellt auch Notizen bei der automatischen Anlage von Kontakten, wie in diesem Beispiel angezeigt. Diese Notizen dienen dazu, damit man eine Historie bzgl. eines Kontaktes erstellen kann. Beispielsweise können Mitarbeiter eine Notiz erstellen, wenn ein telefonischer Kontakt stattgefunden hat und in die Notiz Bemerkungen zu diesem Telefonat hinterlegen. Dadurch haben die weiteren Mitarbeiter die Möglichkeit auf diese Informationen zuzugreifen. Wenn man eine neue Notiz erstellen möchte, muss man auf den Link "Neue Notiz anlegen" klicken. Dabei öffnet sich folgender Dialog:

^{Beispiel Dialog zur Anlage einer Kontaktnotiz}

Man kann die Notiz mit einer bestimmten Farbe kenntlich machen, die dann bei der Anzeige der Kontaktnotizen erscheint. Anschließend kann man eine Notiz hinterlegen und diese speichern. Bei der Erstellung oder Bearbeitung von Kontaktnotizen muss der jeweilige Kontakt nicht erneut gespeichert werden. Nach dem speichern erscheint der Dialog zur Anzeige aller Notizen zu diesem Kontakt:

^{Beispiel Dialog Kontaktnotizen}

Über das Icon "Papierkorb" kann eine Notiz gelöscht werden. Dabei kann nur die Person die jeweilige Notiz löschen, die Sie auch erstellt hat.

Kontakt speichern und Kontakte einsehen

Nach dem speichern eines Kontaktes ist dieser in der Ansicht "Kontakte" ersichtlich. Dabei werden die Kontakte in der Reihenfolge, neuester Kontakt als erstes, angezeigt. Alle weiteren Operationen (z.B. Kontakt löschen, Kontakt drucken, etc.) sind zu Kontakten über diese Ansicht möglich.